1.2 Для того, чтобы поменять последовательность столбцов:

Нажимаем на любого клиента,

Нажимаем на клавишу Ещё - Изменить форму.

1.3 В открывшимся окне зажимаем название столбца и перемещаем выше или ниже путем перетаскивания нужного поля.

Чем выше название столбца, тем левее будет он будет отображаться в разделе Лиды.

Так же для перемещения столбцов можно использовать синие стрелки.

Исключить отображение неактуального для вас столбца можно убрав галочку слева от него.

После формирования последовательности нажимаете "ОК".

1.4 Для того чтобы добавить дополнительный фильтр в разделе лиды нажимаем "Ещё".

Выбираем Настроить список.

1.5 В открывшемся окне слева выбираем нужный фильтр, по которому необходимо производить поиск информации.

Двойным нажатием мышки добавляем в правое поле.

Нажимаем Завершить редактирование.

Для того чтобы использовать фильтр, прописываем значение для поиска и нажимаем enter на клавиатуре.

1.6 Каждого лида можно закрасить цветом по определенному признаку (напомнили о пробном занятии, ждет открытия нового направления и и т.д).

Для этого два раза нажимаем на клиента.

В открывшемся окне выбираем Статус лида из выпадающего списка.

Нажав на плюс можно создать новый статус. Прописываете наименование статуса, выбираете цвет заливки.

Нажимаете Записать и закрыть.

Клиент подсветится цветом, который вы выбрали для этого статуса.

*Если какой-то статус для вас неактуален, чтобы он не отображался в списке, заходим в раздел CRM➡️Настройки ➡️Статусы Лидов.

Нажимаем правой кнопкой мыши на неактуальный статус.

Выбираем Пометить на удаление.

2.1 В любом разделе в правом верхнем углу нажимаем на 3 точки.

Выбираем Изменить масштаб.

2.2 В открывшемся окне, регулируем масштаб ползунком.

*Если необходимо, чтобы такой масштаб отображался на всех страницах, нажимаем кнопку Установить для всех.

*Если только для текущей страницы, нажимаем на крестик.

3.1 На начальной странице у руководителя и администратора отображаются таблицы и задачи.

Если задачи для вас не актуальны, их можно убрать следующим образом.

В правом верхнем углу нажимаете на меню рядом с вашим именем.

Выбираете Настройки.

Далее Настройка начальной страницы.

3.2 В открывшимся окне нажимаете на Задачи сотрудника, далее Удалить..

Если вам необходимо добавить Задачи сотрудника, ищем в списке Доступные Формы Задачи сотрудника.

Нажимаем Добавить или же нажимаете на название двойным щелчком мыши. Добавлять задачи удобнее в правую колонку начальной страницы

Нажимаем ОК.

3.3 Для того, чтобы настроить колонки таблиц на Начальной странице нажимаете Ещё - Настройки.

В открывшемся окне можно настроить Количество колонок (столбцов таблиц): 3, 2, 1.

Если какая-то таблица для вас не актуальна, убираете галочку в списке таблиц.

Нажимаете сохранить.

В этом же окне можно настроить Быстрый доступ к основным разделам.

Быстрый доступ находится рядом с кнопкой Обновить все.

Переходим во вкладку Быстрый доступ.

Ставим или убираем галочку на неактуальном разделе.

Нажимаем Сохранить.

4.2 В открывшемся окне можно перенести мышкой панель разделов и панель открытых, по вашему усмотрению.

Таким образом, вы можете настроить более комфортный визуальный вид панелей.

Нажимаем ОК.

Мы рекомендуем расположение панелей аналогичное указанному на рисунке.

5.2 После вышеуказанных действий в Занятиях появится столбец "Изменение стоимости занятий".

Ставим галочку в столбце "изменение стоимости занятий", правее двойным нажатием мышки открываем возможность ввести новую стоимость занятия, прописываем новую сумму, нажимаем Провести и закрыть.

Теперь у выбранного клиента стоимость именно этого занятия будет рассчитываться не по Базовой стоимости занятий, а по стоимости, которую вы установили вручную.

1.2 Выбираем Подразделения➡️”Создать”.

Если вы заполняли данные для интеграции, то филиалы будут уже созданы.

1.3

В Наименовании пишем название филиала.

Тип выбираем - Подразделение.

Группа – Основное подразделение.

*Если в ваших филиалах кассы с наличными денежными средствами в каждом кабинете ( то есть на филиал более 1 кассы с наличными), то ставим галочку “Остатки денег по кабинетам”.

*Если в каждом из ваших филиалах одна касса с наличными денежными средствами, то пункт 4 пропускаете, галочку “Остатки денег по кабинетам” ставить не нужно.

Нажимаем “Записать и закрыть”.

Филиал создан.

1.4

Для того, чтобы программа автоматически рассчитывала Загруженность центра, нажимаем на синюю надпись <расписание не задано>.

В открывшемся окне выбираем дни работы(зелёный ползунок) и время работы филиала. Нажимаем Применить.

Время филиала нужно выбирать не фактическое, а то в которое данный филиал может работать. То есть если у вас филиал не работает сейчас с 10:00-12:00 потому что нет групп, но при возникновении спроса вы это время будете используете, то в расписании необходимо поставить время работы с 10:00. То есть вы проставляете время, в которое может работать филиал с полной загрузкой.

Это необходимо для корректного отображения занятости центра, на основании которой вы сможете понять есть ли у вас свободное время для новых групп или необходимо открывать новый филиал.

2.3

В Наименовании прописываете название кабинета.

В филиале из выпадающего меню выбираете к какому филиалу прикрепить кабинет. Нажимаете записать и закрыть.

Таким образом создаете необходимое количество кабинетов для всех филиалов.

2.4

Для того, чтобы программа автоматически рассчитывала Загруженность центра, нажимаем Расписание работы.

В открывшемся окне выбираем дни работы(зелёный ползунок) и время работы кабинета. Нажимаем Применить.

*В кабинете расписание заполняем только в том случае, если у вас разное время работы кабинетов(например один из них сдается в субаренду).

*В случае, если заполняете расписание в кабинетах, то в филиале этого делать не нужно.

Так же вы можете выбрать цвет кабинета, если хотите, чтобы в расписании занятий расцветка была не по заполненности, а по кабинетам.

3.2

Нажимаем “Создать”.

В Наименовании прописываем название направления. Например, Английский, Детский сад, Продленка.

В Названии для клиента прописываете название направления, которое будет отображаться в отправленных сообщениях клиенту.

*Если это направление разовое (проведение мастер-класса, дня рождения), тогда ставим галочку “Разовые мероприятия” (эти клиенты не будут учитываться в количествах активных абонементов).

Создаем все направления деятельности, которые есть в вашем бизнесе.

*Если стоимость одного занятия на одном направлении разная, например подготовка к школе в выходные и подготовка к школе в будние дни по разной стоимости, то нужно будет создать два разных направления. Например: ПКШ-будни и ПКШ-выходные, названия могут быть любые. Либо, если у вас есть разные категории английского языка(школьники и взрослые), и стоимость занятия у них разная, тогда необходимо будет создать 2 направления английского языка( например: Английский школьники, Английский взрослые)

*Если направление стало неактуальным, то можно поставить галочку “Неактивно”, тогда оно переместится в папку закрытые.

4.2

Нажимаем “Создать”.

Выбираем Период (дату с которой будет действовать стоимость занятия).

*Если вы, например, начинаете работать в CRM с 15 августа, то дату лучше указывать с 1 августа.

Выбираем Филиал.

*Если на все филиалы единая стоимость занятий, пример: 350р/стоимость 1 занятия (прописывается без учета скидок), то можно строку оставить пустой. Если стоимость занятий в разных филиалах отличается, то выбираем необходимый филиал

Выбираем Направление.

*Если на все направления единая стоимость занятий, пример: 350 р/стоимость 1 занятия, то строку можно оставить пустой и прописать только стоимость занятия.

*Если у вас единая основная стоимость на большинство направлений и несколько направлений по другой цене для клиентов, то для направлений по единой стоимости направления не указываете, а каждое отличающееся по условиям заводите отдельно.

Прописываем Стоимость занятия, стоимость пробного занятия (если оно у вас платное)

Нажимаем записать и закрыть.

*При изменении стоимости (индексации цен) проставляете дату повышения цен (лучше,чтобы это было 1 число месяца). Все платные занятия у новых клиентов начавшиеся после выбранной даты будут по новым ценам. Если нужно изменить стоимость всем детям (в том числе действующим), то после изменения базовой стоимости данные дополнительно корректируются в «Изменение условий договоров», раздел Компания. Проставляете дату повышения. Ставите галочку перепроводить занятия и нажимаете изменить.

5.2

Нажимаем “Создать”.

Заполняете все строки, отмеченные (*).

В "наименование" название группы необходимо прописывать максимально подробно, чтобы в дальнейшем вам было проще ориентироваться (пример: Английский 3 класс пн/ср15).

*Если в группе ограниченное количество учеников, убираем галочку "Не ограничен" и проставляем максимальное количество учеников в группе. В случае отсутствия этой информации программа не сможет просчитать заполняемость по данной группе обучения.

*Если группа временная(например, с 1 января до 31 января), то убираем галочку "Бессрочная" и проставляем период действия группы.

В Шаблоне расписаний указываете дни недели, время начала, длительность (в минутах).

После заполнения Шаблона расписания нажимаете клавишу "Записать",и нажимаете на клавишу "расписание" в верхней строчке окна. Выбираете период, ставите галочку слева от филиала и нажимаете клавишу "Заполнить расписание" , после этих действий группа появится в вашем расписании занятий.

Нажимаем записать и закрыть. Группа создана.

Аналогично нужно создать каждую группу во всех филиалах.

Если у вас индивидуальные занятия, то на каждого ученика создается отдельная группа обучения

5.3

Если необходимо рассортировать группы обучения в подгруппы, нажимаем клавишу "Создать подгруппу, в открывшемся окне прописываете наименование/название подгруппы и нажимаете "Записать и закрыть".

Чтобы добавить группу в подгруппу, нажимаем правой кнопкой мыши на группе, выбираем "Переместить в группу", выбираем Подгруппу, которую создали.

6.2

Нажимаем создать.

В Наименование прописываем название скидки. Здесь создаем только постоянные скидки, которые должны применяться клиенту ежемесячно, разовые создавать не нужно.

Выбираем Тип скидки: Суммой (пример: 50 рублей на каждое занятие), либо процентом.

Прописываем Размер скидки

Нажимаем записать и закрыть.

Создаем необходимое для вас количество скидок.

*Если скидка связана с каким-то клиентом (второе направление или второй клиент из семьи), то нужно будет поставить галочку “Связанная скидка” для того, чтобы при отчислении основного ребёнка или направления у вас отображалась информация о необходимости отключить скидку связанного клиента.

*Если вы ставите обратные (отрицательное) скидки (чтобы сделать наценку за занятие), в этом случае можно поставить галочку “Не учитывать в отчетах” (чтобы она не отображалась в общей информации о сумме)

Чтобы неактуальная скидка перестала отображаться в списке (при выборе скидок клиенту) необходимо правой клавшей пометить ее на удаление.

Если вы хотите,чтобы неактуальная скидка перестала отображаться в разделе "Компания" - "Скидки", то можете правой клавишей мыши переместите ее в архив (Переместить в группу - архив).

6.3 Действующим клиентам нужно присвоить скидки вручную.

Заходим в раздел CRM➡️Клиенты или Воронка продаж , находим клиента и открываем его договор.

В договоре переходим в "История".

Нажимаем “Создать”

Если вы хотите поставить скидку с какого-то определенного дня месяца, то прописываете нужную дату, либо можно провалиться в уже указанный период и скорректировать данные в нем. Мы рекомендуем устанавливать скидку с 1 числа месяца.

Выбираем в Периоде дату начала скидки(если скидка действует весь месяц, то выбираем первое число месяца)

В Скидке выбираем Наименование скидки в выпадающем списке.

Нажимаем Записать и Закрыть

В примере ниже с 1.11.2022-30.06.2023 стоимость занятия 300 рублей

с 1.07.2023-31.12.2023 стоимость занятия 175 рублей

с 01.01.2024 по настоящее время стоимость занятия 250 рублей

Чтобы сделать связанную скидку(второй ребёнок / второе направление и т.д.), выбираем нужную скидку, в "Основание для связанной скидки" нажимаем на 3 точки.

В открывшемся окне через поле Поиск находим нужного клиента, выделяем его и нажимаем Выбрать.

Теперь в отчетность будет подтягиваться информация об основании скидки.

6.4 После установления скидки, в договоре клиента под скидкой появится надпись “В X занятиях начисления не соответствуют условиям договора”.

Нажимаете на неё, проставляете галочки на всех занятиях.

Нажимаете Применить, Записать и закрыть.

7.2 Нажимаем “Создать”

Прописываем ФИО, сокращение (необходимо только педагогам, именно сокращение будет отображаться в расписании) и все необходимые для вас данные по сотрудникам.

*Если сотрудник оказывает услуги клиентам (преподает), то обязательно ставим галочку напротив строки Педагог. В расписании занятий отображаются сотрудники только с галочкой "педагог".

*Если планируете отправлять педагогам уведомления о пробных занятиях или новых клиентах, прописываете Телефон и/или Электронную почту.

Нажимаем Записать и закрыть.

Заводим всех имеющихся у вас сотрудников, которым начисляется заработная плата ( в том числе бухгалтеров,SMM, уборщиков и т.д.)

*Важно по сотрудникам заполнить данные максимально подробно, чтобы в дальнейшем информация всегда была в одном месте.

Однако минимальные данные, которые обязательно нужно ввести, это первые три строки : ФИО, педагог (только для педагогов), сокращение.

7.3 Для того, чтобы недействующий сотрудник не отображался в отчёте Зарплата педагогов, необходимо поставить галочку Недействителен.

8.2 Нажимаем “Создать”.

В открывшемся меню проставляете дату трудоустройства педагога (важно, чтобы дата была не позднее первого рабочего дня)

Нажимаете добавить и в выпадающем меню выбираете педагога.

Выбираете филиал (если сотрудник работает в нескольких филиалах и условия оплаты педагогу в них одинаковая, то поле оставляете пустым).

Выбираете направление (если сотрудник преподает несколько направлений и условия оплаты по ним одинаковые, то поле оставляете пустым).

Выбираете формат оплаты:

"ученик на занятии" ( пример": за каждого ученика педагог получает 100 рублей),

"занятие" (пример: за каждое занятие педагог получает 500 рублей)

"занятие в зависимости от количества учеников" (пример: за 1 ученика педагог получает 300 рублей, за 2-4 ученика 500 рублей, 5-6 учеников 800 рублей и т.д.).

Прописываете ставку (для оплаты за "занятие" или за "ученик на занятии"), для "занятие в зависимости от количества учеников" заполняется столбец "ставки оплаты по диапазонам"

Нажимаете Провести и закрыть.

*Если у педагога несколько направлений с разной стоимостью, то условия оплаты по каждому направлению вносите отдельно новой строкой.

Например, у педагога 3 направления (логика, математика, английский) с одной стоимостью и 2 направления (чтение, русский язык) с другой. Нужно внести ставки 3 строками:

1. Не указываете направление, это условие будет базовое (оплата будет распространяться на логику, математику и английский);

2. Отдельной строкой вносите стоимость ставки за направление чтение;

3. Отдельной строкой вносите стоимость ставки за направление русский язык.

*Если у вас бесплатные пробные занятия для клиентов, но педагогам вы их оплачиваете, то переходим в раздел Компания➡️Настройки.

Ставим галочку Оплата пробных занятий педагогам.

Нажимаем Записать и закрыть.

*Оплата за пробные занятия педагогам будет рассчитываться по аналогии с оплатой занятий с действующими учениками.

9.2 Нажимаем Создать.

9.3 В поле Владелец счёта нажимаем на два квадрата.

В открывшемся окне в поле Юридическое название и Представление в программе прописываем название организации.

Нажимаем Записать и закрыть.

9.4 В поле Банк вписываем название банка, нажимаем на плюс.

В открывшемся окне, заполняем данные счёта (БИК, Корр.счёт)

Нажимаем Записать и закрыть

Заполняем Номер счёта.

*Если вам необходимо, чтобы средства на счёте были видны только руководителю, ставим галочку Виден в отчётах только руководителю.

В представлении можно убрать цифровые значения, так будет комфортнее работать в дальнейшем.

Нажимаем Записать и закрыть.

Таким образом создаем все существующие банковские счета.

10.2 Если нужно создать дополнительные кассы, тогда нажимаем Создать.

В Наименовании прописываем название кассы.

Нажимаем Записать и закрыть.

Таким образом создаем все дополнительные кассы.

11.2

По умолчанию создано 8 видов посещений, которые подходят 90% пользователей:

Явка без расписания - проставляется программой автоматически после проведения отработки. По умолчанию указывает на факт присутствия клиента на занятии, списывает денежные средства с клиента, начисляет заработную плату преподавателю.

Явка - ребенок был на занятии, денежные средства списываются, педагогу начисляется заработная плата.

Расписание - по умолчанию установлено у всех клиентов, прогнозирует посещение занятие клиентом (не отмеченные занятия).

Прогул - ребенок пропустил занятие без уважительной причины,денежные средства с клиента за занятие списываются,педагогу начисляется заработная плата.

Отработка - ребенок отработал отсутствие за прошлое занятие,денежные средства списываются, педагогу начисляется заработная плата.

Неявка, отработанная в будущем - проставляется автоматически, когда вы провели отработку клиенту, по умолчанию денежные средства не списываются(списываются в день отработки), педагогу не начисляется заработная плата.

Неявка уважительная - ребенок не пришел по уважительной причине (пример: есть справка). Клиенту проводится перерасчет (денежные средства переносятся на следующий месяц/занятие), оплата за занятие не списывается, педагогу заработная плата не начисляется.

Неявка - промежуточный вариант посещения (если вы в данный момент не понимаете причину отсутствия). Данный вид посещения в итоге должен быть изменен на перерасчет, прогул или отработку. Если будете использовать этот вид дня, то такие отсутствия нужно дополнительно контролировать в разделе Занятия - пропуски.

11.3 Если вам необходимо добавить дополнительно отдельный вид посещений, то нажимаете Создать.

В Наименовании прописываем название посещения.

В Сокращении прописываем, краткое наименование(в дальнейшем оно будет отображаться в расписании рядом с именем ребёнка).

Выставляете галочки напротив тех условий, которые вам необходимы для этого вида дня.

В "0% от стоимости" прописываете сколько должно быть списано с ученика от стоимости занятия.

Нажимаем Записать и закрыть.

*Можно проставить частичное списание денежных от стоимости 1 занятия процентом или суммой, который будет сниматься с абонемента при данном виде дня.

Нажимаем на 0% от стоимости занятия. В открывшемся окне нажимаем Создать.

Выбираем Вид дня, Способ расчета(процентом или суммой), Размер(процент или сумма, которая будет списываться с абонемента). Нажимаем Записать и закрыть.

*Можно выбрать цвет, которым будет подсвечиваться данный вид дня.

*Если данный вид дня для вас больше неактуален вы можете поставить галочку Неактивен.

11.4 Чтобы изменить действующий Вид дня, нажимаем на нужном Виде дня двойным нажатием мышки, меняем Название или условия начисления заработной платы ( используя галочку "начисление зп"), списания оплаты с клиента ( используя галочку "расчет"). Остальные галочки убирать/устанавливать не рекомендуем, если возникну вопросы обратитесь в техническую поддержку.

12.2 Посещения можно фильтровать по периоду, филиалу, кабинету, направлению, группе или педагогу.

Если необходимо отфильтровать по ребёнку, вводите фамилию в поле Поиск.

В посещениях есть возможность включить отображения долгов за занятия.

Для этого заходим в настройки, ставим галочку "Выделять неоплаченные занятия символом".

Теперь в квадратах у каждого ученика появился символ "рубль" в тех занятиях, которые не были оплачены.

*При двойном нажатии мышкой на клиента, открывается карточка ученика.

*В Настройках CRM есть возможность включить отображение номеров клиентов для педагогов и отображение баланса клиента на конец месяца (по умолчанию отключено)

12.3 У педагога есть несколько вариантов Посещений: явка, неявка и расписание, при необходимости можно увеличить варианты доступных посещений открыв раздел "Компания" - подраздел "виды дней". При открытии вида дня есть возможность поставить галочку "доступность педагогу".

У администратора и руководителя доступны все виды дней.

*Чтобы отметить посещения нажимаем 2 раза на белом квадрате и выбираем нужный Вид дня.

*Если в посещениях указана цифра 1 это означает, что с клиента списались денежные средства за одно занятие, если цифра не указана, то денежные средства не списались.

12.4 У педагогов есть возможность вносить тему урока в Учебный план. Для этого заходим в Учебный план (у педагогов этот раздел будет слева на желтом фоне).

У Администраторов Учебный план находится в разделе Занятия➡️Учебный план.

Здесь можно отфильтровать занятия по Направлению, Филиалу или Педагогу.

Находим нужное занятие, нажимаем двойным нажатием мышки на пустое место напротив Занятия, в открывшемся окне прописываем тему урока, домашнее задание (если это необходимо) или расписываете всё, что прошли на уроке.

Нажимаем Сохранить.

Теперь напротив занятия будет отображаться тема урока и домашнее задание, которые вы прописали.

12.5 У администратора и руководителя есть возможность отмечать посещения через Расписание занятий.

Для этого заходим в раздел Занятия➡️Расписание занятий.

В Расписании нажимаем на нужное Занятие.

Отметить посещение можно двумя способами:

-Отдельно по каждому ребенку.

-Через клавишу "Установить всем".

После того, как отметили клиентов, нажимаем Провести и закрыть.

Для того, чтобы добавить напротив фамилии ученика символ "рубль" по неоплаченным абонементам (появляется если у клиента на конец месяца есть долг), нажимаем Настройки, ставим галочку "Выделять учеников с долгами" (подходит только тем пользователям, у которых оплата за календарный месяц).

13.2 В поле Ученик вводим фамилию клиента(можно не полностью и выбрать из выпадающего списка).

Далее выбираем Оплата наличными (если клиент оплатил наличными) или же Оплата по безналу (если клиент оплатил по ссылке, qr-коду, переводом и т.д).

В открывшемся окне выставляем дату, когда была произведена оплата.

Меняем стоимость, если было оплачено больше или меньше средств, чем стоимость абонемента.

Далее выбираем счёт или кассу(если их у вас несколько), на которые поступили денежные средства.

*Остальная информация подтягивается автоматически.

Нажимаем Провести и закрыть. Денежные средства поступили на счет клиента.

13.3 Оплату можно провести сразу по нескольким направлениям или по всей семье одним платежом.

Для этого в Расчете абонемента переходим во вкладку "Несколько направлений" или "Вся семья".

Выбираем оплату По кассе (при оплате наличными) или По банку (при оплате безналичными).

Выбираем дату, когда была произведена оплата (если клиент платил не сегодня).

Выбираем из списка счёт или кассу (если у вас несколько счетов/касс. Если и счет и касса в единственном экземпляре, то выбирать ничего не нужно), на которую была произведена оплата.

Нажимаем Оплата. Платежи внесены на договора клиента/клиентов.

*Братья/сестры подтянутся в раздел семья, если у них совпадает первый контактный номер.

*Если клиент оплатил больше или меньше суммы абонемента, то в столбце "к оплате" оплаченную сумму можно изменить.

13.4 Если у вас абонементная система оплаты(на 4, 8, 12 и т.д. занятий) проводим платеж следующим способом:

В поле Ученик вводим фамилию клиента(можно не полностью и выбрать из выпадающего списка).

В поле Период нажимаем на 3 точки, выбираем период абонемента (дату начала и дату окончания).

В поле Количество занятий прописываем количество занятий, например 4, 6, 8, 10 и т.д.

Нажимаем Сохранить в историю(программа автоматически рассчитает стоимость абонемента из количества занятий).

Нажимаем Оплата по безналу (при оплате безналичными) или Оплата наличными (при оплате наличными). Нажимаем провести и закрыть.

14.2 Для того, чтобы внести совершенный платеж (потраченные денежные средства на центр), нажимаем на Расход.

В выпадающем списке выбираем, как оплатили платеж Банк (безналичным расчетом) или касса (наличными из кассы).

*Возврат из банка (вернули переводом) или возврат из кассы (вернули наличными из кассы) проводится в случае, если необходимо вернуть средства клиенту.

14.3 Выбираем Дату, когда был произведен платеж.

Выбираем Операцию (На расходы (если это расходы на центр,то выбираем его) или Прочий расход ( нестандартный расход)).

Если платеж проводится на несколько месяцев вперед (сразу за несколько месяцев), например аренда или связь, ставим галочку "Уточнить период расходов", нажимаем на 3 точки и выбираем период, на который распределится этот расход в равном процентном соотношении.

Выбираем Статью ДДС(в следующем пункте инструкция по созданию и выбору статьи).

Выбираем Статью фин. реза.

Выбираем Филиал(если у вас расход касается всех филиалов, выбираем Основное подразделение).

Выбираем Направление, если платеж касается определенного направления. Если нельзя платеж детализировать до направления, то оставляем поле пустым.

Выбираем Кабинет, если платеж касается определенного кабинета. Если нельзя платеж детализировать до кабинета, то оставляем поле пустым.

Выбираем Кассу/счет, из которой производится расход.

Прописываем Сумму расхода.

Можно прописать комментарий и выбрать сотрудника, который проводил расход.

Нажимаем Провести и закрыть.

14.4 Чтобы создать или выбрать Статью в выпадающем списке нажимаем Показать всё.

В открывшемся окне вы можете выбрать подходящую статью из существующих или можете создать свою ( красным выделены расходы/зеленым поступления)

Нажимаем создать, прописываем Наименование статьи. Группа должна стоять "Платежи".

Нажимаем Записать и закрыть.

14.5 Чтобы создать или выбрать Статью Фин.реза в выпадающем списке нажимаем Показать всё.

В открывшемся окне в левом меню всегда выбираем пункт Расходы, распределяемые на финансовый результат.

Далее в правом списке выбираем статью из существующих, двойным нажатие мыши или нажимаем Выбрать.

Если подходящей статьи нет, можем создать свою.

Нажимаем создать, в открывшемся окне прописываем Наименование статьи (название), рекомендуем ее назвать аналогично статье ДДС.

В Способе распределения ВСЕГДА выбираем По выручке от продаж, на финансовый результат. Если вы хотите,чтобы расходы не распределялись автоматически на направления, а показывались отдельной строкой отдельно от всех филиалов, то в способе распределения выбираете прямое распределение.

Нажимаем Записать и закрыть.

14.6 Статья ДДС нужна для того,чтобы корректно отображалась отчетность расходов, которые совершены в текущем месяце.

Статья фин. реза необходима, чтобы информация попала в отчетность по чистой прибыли за месяц (финансовый результат). Здесь не важно в каком месяце вы совершили платеж, важно за какой месяц вы его оплатили.

То есть если вы оплатили 30 марта аренду за апрель, то в финансовый результат сумма расхода попадет в апрель, а в ДДС сумма расхода попадет в март.

Чтобы "привязать" статью фин.результата к статье ДДС ( при выборе статьи ДДС статья финансового результата будет подтягиваться автоматически) откройте статью ДДС (в документе расхода нажмите на стрелку вниз около статьи ДДС, выберите "показать все", найдите нужную строку и нажмите на ней 2 раза). В статье финансового результата выберите нужную статью (аналогичную статье ДДС) и нажмите записать и закрыть.

15.2 Выбираем дату, в которую была выплата ЗП.

Выбираем Вид операции(аванс или зарплата).

Аванс рассчитывает оплату с 1 по 15 число месяца.

Зарплата - рассчитает весь месяц за вычетом того,что было выплачено ранее.

Выбираем Филиал (можно не выбирать филиал и выплату произвести сразу всем преподавателям) и Месяц, за который выплачивается ЗП.

Если оплата у вас производится понедельно, то проставляете галочку произвольный период и указываете период, за который нужно выплатить заработную плату.

Нажимаем Заполнить(педагоги и выплаты подтянутся автоматически). В этом разделе сумму "начислено" можно скорректировать.

*При необходимости можно педагогов и суммы добавить вручную, для этого нажимаем Добавить и по каждому педагогу вносим данные отдельно по каждому направлению.

Если необходимо провести премию или штраф.

В столбцах Премия/Штраф вручную прописываем сумму.

*В столбце Комментарий премии/Комментарий штрафа можно прописать комментарий.

В колонке Остаток с прошлых периодов отображаются суммы денежных средств, которые были недовыплачены или перевыплачены (отображаются с минусом) педагогу за прошлые месяца.

15.3 Переходим в вкладку Свод.

Двойным нажатием левой клавиши мыши нажимаем на педагога.

В появившемся окне двойным нажатием выбираем Кассу или Счёт (справа), с которого выплачивали заработную плату, в пустом поле появится строка с ФИО педагога.

Нажимаем "Факт выплат" и "Создать документы".

В появившемся окне вводите Дату документа равную дате выплаты.

*Если педагог подкрасился зеленым цветом, то это означает,что выплата со счета/кассы совершена.

Данные манипуляцию совершаем с каждым педагогом каждый раз возвращаясь во вкладку свод.

Оплату можно провести из разных источников ( пример: 100 рублей из кассы и 100 рублей со счета) В этом случае сотрудник отобразится двумя строками.

После проведения всех выплат нажимаем "Провести и закрыть".

15.4 Для выплаты заработной платы остального состава ( администратор, уборщик, бухгалтер,смм, директор и т.д.) заходим в раздел Зарплата➡️Выплаты ЗП окладников

Нажимаем Создать

15.5 Проставляем дату документа.

Выбираем Вид операции(аванс или зарплата).

Выбираем Месяц, за который выплачивается ЗП, нажимаем "Добавить".

Выбираем Сотрудника, заполняем данные: Филиал, Направление, Оклад, Премии, Штрафы, если необходимо Комментарий премии/штрафа.

*Если сотрудник работает во всех филиалах, то в столбце филиал выбираем "Основное подразделение" , поле направление в этом случае можно оставить пустым.

15.6 Переходим в вкладку Свод.

Двойным щелчком нажимаем на сотрудника.

В появившемся окне выбираем Кассу или Счёт (справа), с которого была выплата.

Ставим галочку рядом с сотрудником(если она не стоит), нажимаем "Факт выплат" и "Создать документы".

В появившемся окне вводите Дату документа.

*Если сотрудник подкрасился зеленым цветом, то это означает,что выплата со счета/кассы совершена.

15.7 Для того, чтобы удалить выплату по сотруднику.

Переходим в вкладку "Распределение".

Ставим галочку напротив сотрудника (если она не стоит).

Нажимаем Факт выплат.

Выбираем Удалить документы.

16.2 Двойным нажатием на сумму, можно отфильтровать сумму по дням, направлениям, филиалам

*Если нажать Регистратор, то отобразятся данные в разрезе стоимости за каждое занятие.

17.2 Находим нужного сотрудника, выбираем его и нажимаем "Установить пароль".

Дважды пишем новый пароль.

*Можно сгенирировать пароль нажав на "Создать пароль".

Нажимаем Установить пароль.

18.2 Для того, чтобы поменять время занятия в "Расписании занятий" переходим в занятие (нажав на него).

Меняем время, тут же при необходимости можно изменить дату.

Нажимаем Записать и закрыть.

18.3 Если необходимо поменять дату и время на постоянной основе.

Заходим в раздел Занятия➡️Группы обучения.

18.4 Выбираем нужную группу.

Нажимаем Шаблон расписания.

Меняем день, время и нажимаем Записать.

Появится надпись "Есть занятия, которые отличаются от расписания", нажимаем на неё.

В открывшемся окне проставляем все галочки напротив занятий и нажимаем Применить.

Нажимаем Записать и закрыть.

18.6 Для того, чтобы поменять педагога в группе на постоянной основе заходим в раздел Занятия➡️Группы обучения.

Появится надпись "В занятиях педагог отличается от указанного в группе", нажимаем на неё.

В открывшемся окне ставим все галочки напротив занятий, нажимаем Применить.

Нажимаем Записать и закрыть.

18.8 Для того, чтобы поменять кабинет в группе Заходим в раздел Занятия➡️Группы обучения.

Выбираем нужную группу, основной кабинет меняем в выпадающем списке.

Переходим в Шаблон расписания, меняем кабинет в Шаблоне расписания.

Нажимаем Записать.

Появится надпись "В занятиях кабинет отличается от указанного в группе", нажимаем на неё.

В открывшемся окне проставляем все галочки напротив занятий и нажимаем Применить.

Нажимаем Записать и закрыть.

19.2 Нажимаем Создать интерес Лида, прописываем ФИО клиента, нажимаем создать или зелёный плюс.

Если клиент уже заведен в CRM и заинтересовался новым направлением, то в строке лид он отобразится. Нового клиента не создаем, выбираем из предложенных в выпадающем меню.

*Лид-клиент, Интерес лида - конкретное направление по клиенту.

19.3 В открывшемся окне прописываем данные клиента.

ФИО, Возраст, Дата рождения, Контактное лицо, Номер телефона, Ссылки на соцсети. Для создания достаточно будет только Фамилии или имени и номера, но чем больше информации вы занесете, тем подробнее данные будут по клиентам.

В обращении к клиенту/к контактному лицу следует прописывать имя (без фамилии), оно необходимо в случае,если вы планируете использовать автоматические уведомления для клиентов и в тексте хотите обращаться к клиенту или его представителю по имени, а не по ФИО.

Нажимаем Записать и закрыть.

*Если вы будете создавать дубль клиента, то программа подсветит это, в этом случае нужно будет закрыть окно, в поле Лид ввести заново клиента и выбрать его из выпадающего списка.

19.4 Выбираете Филиал, Направление, Канал привлечения(откуда о вас узнал клиент), Дата первого контакта, можно прописать Результат первого контакта (эта информация будет храниться в коммуникации с клиентом).

Нажимаем Записать.

Можно сразу назначить клиенту пробное занятие.

Для этого переходим во вкладку Пробник, нажимаем Назначить.

В открывшемся Расписании нажимаем на занятие с необходимой датой и временем.

*Если занятие для пробника не создано, его нужно будет создать.

Для этого правой клавишей нажимаем на свободном поле нужного дня, выбираем дату и время, обязательно выбираем филиал, направление, педагога и кабинет.

19. 5 После того как клиент посетил пробное переходим во вкладку Продажа.

Если клиент купил абонемент, ставим галочку Продажа совершена.

Выбираем Дату, когда была совершена продажа.

*Для корректного отображения конверсии из пробных занятий в продажу необходимо в строке педагог выбирать того педагога, к которому клиент купил абонемент.

Можно прописать Комментарий продажи(эта информация автоматически подтянется в карточку ученика).

Выбираем дату первого платного занятия и постоянную скидку.

Нажимаем Записать и закрыть.

19. 6 В случае, если клиент внес предоплату, но вы не хотите переводить его в состояние актив потому что не внесена полная оплата, внести платеж можно следующим способом: нажимаем клавишу "Создать договор" и вносим платёж на договор клиента (через расчеты-расчет абонемента, либо открываем договор - расчет абонемента).

19. 7 Если вы ошибочно создали направление,которого быть не должно, то находите его в воронке продаж/клиентах, нажимаете на нем правой клавишей мыши и выбираете "Пометить на удаление/снять пометку" в этом случае направление переместится в вкладку "Удаленные" и больше нигде отображаться не будет.

Если необходимо вернуть из удаленных, то находите клиента во вкладке "Удаленные" нажимаете по нему правой клавишей мыши и выбираете "Пометить на удаление/снять пометку". Договор на данное направление будет перемещен в то состояние из которого его удалили.

19. 8 Если клиент не купил абонемент после пробного занятия, то находите его в разделе воронка продаж/клиенты и правой клавишей мыши переводите его в состояние потенциал (Изменить состояние-потенциал). Если пробные занятия платные, то переводите клиента не в потенциал, а в выбыл.

20.2 После перевода в актив откроется договор ученика (договор можно открыть найдя ученика в состоянии актив ( в разделе "клиенты") и нажав на нем 2 раза).

В открывшемся окне нажимаем "Добавить/удалить из группы", далее "Добавить в группу".

20.3 Выбираем группу, в которую необходимо добавить клиента.

Нажимаем Выбрать.

20.4 Далее выбираем Дату начала занятий (она должна подтянуться автоматически из вкладки продажа интереса лида).

Нажимаем "Добавить в группу", "Записать и закрыть".

*Для исключения ошибок в стоимости услуг до нажатия "записать и закрыть" рекомендуем проверять корректность начисления, для этого в договоре под стоимостью занятия можно нажать "рассчитать абонемент" и проверить итоговую стоимость занятий за месяц.

Так же стоимость абонемента можно проверить в разделе Расчёты➡️Расчет абонемента.

20.5 Если добавляете клиентов в группу за прошлый месяц есть 2 варианта:

1.Добавить в занятия вручную через Расписание ( открываем каждое занятие прошлого месяца и нажимаем клавишу добавить, прописываем ученика, выбираем его договор)

2.В Договоре при выборе "занимается с 01.09.2024" и добавлении в группу с 01.10.2024 программа выведет синюю надпись, по которой можно автоматически добавить клиента во все занятия прошлого месяца.

21.2 Нажимаем Создать.

Для каждого разового мероприятия необходимо создавать отдельное Направление (если стоимость мероприятий разная).

Прописываем Наименование, например День рождения или МК. Лучше название указать подробнее ( пример: День рождения Иванова 21.05.24 или МК 9 мая)

Ставим галочку Разовые мероприятия(для того, чтобы клиенты не попали в отчетность по оттоку).

Нажимаем Записать и закрыть.

21.3 Заходим в раздел Компания➡️Базовая стоимость занятий.

21.4

Нажимаем “Создать”.

Выбираем Период (всегда проставляйте первое число месяца), филиал, направление (то что вы создали выше).прописываем стоимость занятия.

*Если это День рождения, то пишете полную стоимость за услугу, если МК, то стоимость за одного ребёнка.

Нажимаем Записать и закрыть.

21.5 Если на занятии будет много клиентов (МК) Заходим в раздел Занятия➡️Группы обучения.

Нажимаем Создать.

Прописываем Наименование, сокращение, выбираем направление, которое создали, всю информацию по мероприятию.

Нажимаем Записать и закрыть.

21.6

Заходим в раздел Занятия➡️Расписание занятий.

Нажимаем на свободное поле в необходимый день.

В открывшемся окне прописываем Дату и время.

Выбираем Группу, которую создали, длительность занятия.

Нажимаем Провести и закрыть.

23.3 В строке "бессрочная" проставляем дату закрытия группы, нажимаем "Записать".

Нажимаем Закрыть группу.

Эта группа перейдет в папку Закрытые и отображаться в активных не будет.

24.2 В открывшемся окне прописываем текст задачи.

Выбираем период, с какой даты и времени и по какую задача должна высветится у ответственного сотрудника и должна быть решена (можно выбрать только первую дату - в этот день задача отобразится у сотрудника).

Выбираем ответственного. Ответственным может быть сотрудник, у которого есть учетная запись. То есть вы выбираете в поле ответственного то название, которое пользователь выбирает при входе в систему.

При необходимости задаче можно поставить приоритет.

Нажимаем Записать и закрыть.

27.2

Прежде чем заполнить расписание обратите внимание на синюю надпись правее периода. Если в какой-то из дней вы не работаете (праздничный), то он должен быть здесь указан. Если информации по нерабочему дню нет, значит необходимо сначала заполнить производственный календарь (пункт 26).

Выбираем период (месяц в котором нужно заполнить расписание).

Ставим галочки напротив тех групп, которые должны быть в расписании (можно сразу выставить галочки напротив всех занятий).

*Если какая-то группа неактуальна в следующем месяце, галочку напротив неё не ставим. Ее можно будет закрыть в разделе Занятия ➡️ Группы обучения.

Нажимаем Заполнить расписание.

*Если случайно на 1 день добавили занятия(а этот день выходной), то занятия можно удалить(удалить можно в Расписании, нажав правой клавишей мыши на занятие, Удалить).

27.3 Если какое-то занятие было по ошибке удалено из Расписания, нажимаем Восстановить расписание.

В открывшемся окне выбираем занятие, которое нужно восстановить.

Ставим галочку напротив него.

Нажимаем Применить.

28.3 Если клиент приходит на занятия с постоянным расписанием, но разово, то рекомендуем его не добавлять в группу обучения. После перевода клиента в актив просто закройте договор. Затем этого ученика добавьте в конкретно занятие.

Заходим в раздел Занятия➡️Расписание занятий и нажимаем на интересующем нас занятии.

Через клавишу добавить прописываем ФИО ученика в столбце контрагент и выбираем его договор (при необходимости можно сразу его отметить).

Нажимаем Провести и закрыть.

В следующий раз (когда клиент придет на это направление разово) создавать ученика и направление уже будет не нужно, просто добавляем его в занятие (после этого действия клиенту сразу выставится счет на стоимость 1 занятия).