База знаний страница 3

Страницы

База знаний

Инструкции и помощь в освоении Smart CRM для детских центров и образовательных учреждений

Больше информации по настройкам вы можете найти на нашем ru-tube канале
https://rutube.ru/channel/32755491/videos/

31.Как ребёнку установить посещение 1 раз в неделю или в 2 разные группы.

31.1 Заходим в раздел CRM➡️Клиенты.

Находим нужного клиента.

Если клиент ходит в группу, в которой занятия проходят, например, в понедельник и в среду, но этот клиент ходит только по понедельникам.

В этом случае заходим в Договор этого клиента.

Напротив "Расписание" нажимаем Уточнить.

В открывшемся окне снимаем галочку с того дня, в который клиент не ходит.

Нажимаем Применить.

Help Center

Privacy

105 . Доход от новых клиентов/упущенный доход по отчисленным

Отчет показывает сколько в выбранном месяце вы получили дохода от новых клиентов,сколько упустили в текущем и следующем из-за отчисления клиентов.

Количество новых - количество новых интересов лидов у которых первое платное занятие в выбранном периоде. Клиент появится в столбце количество,когда будет отмечено хотя бы одно занятия со списание денежных средств (отмечено первое платное занятие или платное пробное занятия)

Доход от новых клиентов - Сумма,на которую у клиента отмечено занятий со списаниями в текущем периоде.

Количество отчисленных - количество интересов лидов,у которых дата отчисления совпадает с выбранным в отчете периодом

Факт упущенного дохода текущего месяца - Сумма занятий,которые клиент не доходил по отчисленному направлению до конца месяца. (пример: У клиента 8 занятий по 100 рублей, он отходил 6 и отчислился. В отчете Факт упущенного дохода текущего месяца будет равен 200 рублей)

Упущенный доход следующего месяца по отчисленным ( плановый) - отображается только в том случае,если расписание на следующий месяц заполнено. Сумма берется из отчета средняя стоимость абонемента по конкретному филиалу и направлению за следующий месяц по активным абонементам (тем у которых есть хотя бы 1 списание на договоре)

106 . Объединение дубликатов клиентов

Если вы ошибочно завели лида 2 раза, то можно его объединить в один. Данная функция работает только у руководителя.

Для объединения дубликатов необходимо открыть раздел «Компания» и в подразделе Сервис выбрать «Настройки».

Далее выбираете «Удаление дублей»
В Левом столбце отображаются все основные лиды, у которых по первому номеру телефона есть совпадение с кем-то из других лидов. Сюда могут попасть братья и сестры, поэтому будьте очень внимательны при работе с объединением дубликатов.
В правом окне отображаются все лиды с таким же номером телефона, как у основного лида.

Выбираете нужного клиента слева, справа около дубликата ставите галочку и нажимаете «Удалить дубли». После этого все данные (оплаты, посещения, начисления, договора) из лида, который находился справа(с установленной галочкой) переместятся в основного (того, кто отображается слева).
Будьте внимательны, так как эти действия необратимы и разделить лидов после объединения невозможно

Если основным клиентом должен стать лид, который находится с правой стороны, то нажимаете на него правой клавишей мыши и выбираете «сделать основным лидом», он переместится в левое окно.

Далее, как описано ваше: выбираете нужного клиента слева, справа около дубликата ставите галочку и нажимаете «Удалить дубли». После этого все данные (оплаты, посещения, начисления, договора) из лида, который находился справа переместятся в основного (того, кто отображается слева).
Будьте внимательны, так как эти действия необратимы и разделить лидов после объединения невозможно.

107 . Сегментация

Для более продуктивной работы всех клиентов можно сегментировать по определенным признакам.

Для того чтобы настроить сегментацию заходим в раздел CRM- настройки - сегментация лидов
Можно использовать уже имеющиеся сегменты или создать новые.
Для корректирования действующего сегмента нажмите на нем 2 раза и выберите "настройки заполнения" Здесь вы сможете изменить настройки по своему желанию.
Для создания нового сегмента нажмите клавишу создать, заполните наименование, приоритет ( необходим для ситуаций, если клиент попадает под условия нескольких сегментов, нужно выбрать что должно быть приоритетнее) и через "настройки заполнения" создаете нужные для вас параметры.
Клиентов можно сегментировать по количеству занятий, сумме начислений и по количеству прошедших дней после первого платного занятия.
После настройки сегментации она применяется ко всей базе на следующие сутки.
Вывести список клиентов с их сегментацией можно в разделе CRM- сегменты клиентов

108 . Отчет Воронка продаж

Отчет Показывает движение лидов (договоров учеников) с учетом "перетекающих" с прошлого месяца (заведенных в СRM в прошлом месяце)

Столбец Текущий месяц:
Лиды - Показывает сколько создано договоров в текущем месяце
Записались на пробное - Показывает сколько договоров было записано на пробное занятие в текущем месяце из тех, что были созданы в текущем месяце
Пришли на пробное - Показывает по скольким договорам ученики пришли на пробное занятие в текущем месяце из тех договоров, что были созданы в текущем месяце
Совершено продаж - Показывает по скольким договорам была создана продажа (проставлена дата продажи) в текущем месяце из тех договоров, что были созданы в текущем месяце
Внесли оплату - Показывает по скольким договорам произвели полную оплату в текущем месяце из тех договоров, что были созданы в текущем месяце.

Столбец Перетекающие с прошлого месяца:
Записались на пробное. - Показывает сколько договоров было записано на пробное занятие в текущем месяце из тех договоров, что были созданы в CRM в предыдущих месяцах
Пришли на пробное - Показывает по скольким договорам ученики пришли на пробное занятие в текущем месяце из тех договоров, что были созданы в CRM в предыдущих месяцах
Совершено продаж - Показывает по скольким договорам была создана продажа (проставлена дата продажи) в текущем месяце из тех договоров, что были созданы в CRM в предыдущих месяцах
Внесли оплату - Показывает по скольким договорам произвели полную оплату в текущем месяце из тех договоров,что были созданы в CRM в предыдущих месяцах

*в тексте договор = направление/интерес лида

109 . Работа с задачами

109.1 Чтобы создать задачу необходимо открыть раздел CRM- задачи сотрудника (либо подраздел - задачи можно вывести на начальную страницу).
Нажимаете клавишу создать, в пустом поле прописываете текст задачи, указываете дату исполнения и ответственного ( ответственный = учетная запись для входа в CRM)
При желании можно "выбрать лида" ( выбрать одного определенного ученика (лид) или его договор(интерес лида),
либо выбрать "подобрать лида" ( выбрать несколько учеников), интерес лида ( выбрать несколько договоров)
После указания этой информации нажимаете записать и закрыть, задача отобразится в списке задач на сегодня или во вкладке "будущие" в зависимости от даты исполнения.

109.2 Чтобы создать цикличные задачи (автоматические задачи) необходимо выбрать "шаблоны задач по расписанию" и нажать клавишу создать.

В поле описание необходимо прописать текст задачи, проставить ответственного ( ответственный = учетная запись для входа в CRM), при необходимости выбрать приоритет, филиал и направление (не обязательно)
Напротив надписи расписание нажимаете на синюю надпись: "один день; один раз в день"

Во вкладке "общие" проставляете дату, с которой должна начать создаваться задача.
Если задачи должны создаваться до определенной даты, то ее тоже необходимо проставить, в противном случае поле "Дата окончания" можно оставить пустым.

Во вкладке "недельное" вы можете указать дни недели, в которые должна создаваться задача.
Например, вам необходимою, чтобы задача создавалась 3 раза в неделю - понедельник, среда, пятница, тогда вы ставите галочки напротив нужных дней недели

Вкладка "Месячное" будет актуальна,если задача должна создаваться один раз в месяц, либо несколько раз в год.
Вы можете выбрать нужные месяца для создания задач (если задача должна создаваться не каждый месяц), либо выбрать все месяца, если создание задачи необходимо каждый месяц.
Так же вы можете выбрать в какой день месяца должна создаваться задача:
выбрав выполнять в 1 день месяца с начала - задача будет создаваться первого числа месяца
выбрав выполнять в 1 день месяца с конца- задача будет создаваться в последний день месяца
выбрав выполнять в 1 день день недели в месяце - задача будет создаваться в первый понедельник месяца.

После выбора всех настроек нажимаете ок - записать и закрыть

110 . Настройка электронной почты

110.1 Сначала необходимо в электронной почте создать пароль для внешнего приложения.
Для этого заходим в настройки почты и выбираем все настройки, переходим в безопасность.

Выбираете пароли для внешних приложений и нажимаете создать

Вводите название для вашего приложения, которое будет иметь доступ к почте и нажимаете продолжить

Указываете полный доступ к почте , если система выведет проверку действий, то подтвердите,что вы не робот.

Далее копируете пароль и нажимаете "готово".
При необходимости запишите пароль в текстовый документ

110.2 Настроить электронную почту в CRM может пользователь с правами "Руководителя" .
В правом верхнем углу в строке поиска наберите слово "почта" и выберите "почта, рассылки и SMS"
Нажмите на синюю надпись "настройки почты"

Нажимаете клавишу создать и вводите данные в выделенные строки. В строке пароль заполняете пароль,который создали выше.
В адресе отправителя прописываете то,как должно отображаться у клиентов ваше название. Пример: Детский центр Умнички
Нажимаете клавишу "создать"

После того.как почта настроится, вы сможете ее открыть и нажать "проверить настройки".
После этого действия на вашу электронную почту должно прийти тестовое письмо. Если письмо пришло, значит вы все настроили корректно.